Räume, Fahrzeuge und Technik online buchbar machen
Wer in Ihrer Verwaltung den Sitzungssaal, ein Dienstfahrzeug oder den Beamer benötigt, ruft an oder schreibt eine E‑Mail. Jemand schaut in eine Liste, trägt ein, ruft zurück. Das kostet auf beiden Seiten Zeit – und funktioniert nur zu Ihren Öffnungszeiten.
Das iKISS-Modul Ressourcenverwaltung macht daraus ein Selbstbedienungsangebot. Verfügbare Zeiten sind im Netz sichtbar, gebucht wird online, bestätigt wird per Klick. Wer was wann buchen darf, legen Sie fest.
Was Sie damit anbieten können
Das Modul bringt fünf Ressourcentypen mit: Raum, Fahrzeug, Gerät, IT und Catering, jeweils mit passenden Beschreibungsfeldern. Weitere Typen lassen sich ergänzen. In der Praxis sind das zum Beispiel:
- Bürgerhaus und Sitzungssäle – Vermietung an Vereine und Private, interne Sitzungsplanung, verschiedene Bestuhlungsvarianten
- Sport- und Mehrzweckhallen – Belegungspläne für Vereine, wiederkehrende Trainingszeiten als Serienbuchung
- Fuhrpark – Dienstfahrzeuge und Poolwagen, Führerscheinkontrolle, Fahrtenbuch, Kilometerabrechnung
- Technik und Ausstattung – Beamer, Leihlaptops, Bühnentechnik, Pavillons, Bierzeltgarnituren
- Beratungs- und Arbeitsplätze – Coworking, Bibliotheksarbeitsplätze, Besprechungsräume
Was die Verwaltung davon hat
Keine Doppelbuchungen. Das System rechnet Verfügbarkeitskalender, Sperrzeiten, Rüstzeiten und Vorlaufzeiten gegeneinander. Angezeigt wird nur, was tatsächlich frei ist.
Keine Rückfragen. Personenzahl, Kostenstelle, Veranstaltungsbeginn – das Buchungsformular fragt ab, was Sie brauchen, und prüft es mit. Ein Raum mit 80 Plätzen lässt sich nicht für 120 Personen buchen.
Ihre Freigaberegeln. Von der Direktbuchung ohne Rückfrage bis zur zweistufigen Freigabe über Gruppenleitung und Verwaltung. Je Ressource unterschiedlich einstellbar.
Kein Nachtelefonieren. Eingangsbestätigung, Statusmeldungen und Terminerinnerung laufen automatisch. Die Texte formulieren Sie selbst.
Belegungspläne ohne Zusatzaufwand. Raumplan, Fuhrparkplan, Wochenplan und Tagesaushang für das Display im Foyer entstehen aus den Buchungen. Auch Hausmeisterei und Kantine bekommen ihre Liste, ohne im Redaktionssystem arbeiten zu müssen.
Auswertung inklusive. Auslastung und Kosten je Ressource und Kostenstelle, monatlich oder als CSV-Export.
Was Bürgerinnen und Bürger davon haben
- Buchen rund um die Uhr, auch abends und am Wochenende
- Sofort sehen, was frei ist, statt zweimal anzurufen
- Bestätigung per E-Mail und Erinnerung vor dem Termin
- Eigene Buchungen jederzeit einsehen, ändern oder stornieren
- Den Termin per Klick in den eigenen Kalender übernehmen
- Serientermine – etwa den wöchentlichen Vereinsabend – in einem Vorgang buchen
- Raum, Technik und Catering zusammen in einer Buchung
Internet und Intranet getrennt nutzen
Die externe Vermietung des Bürgerhauses und die interne Raumbuchung sind zwei verschiedene Dinge – mit unterschiedlichen Regeln, Preisen und Zuständigkeiten. Das Modul lässt sich in beiden Systemen getrennt betreiben, jeweils mit eigenen Ressourcen.
Schnell einsatzbereit
Ausgeliefert wird eine vollständige Grundeinrichtung: Navigationspunkte, Suchmasken, Kalenderansichten, Buchungsformular, Vorlagen für alle fünf Ressourcentypen, Terminkalender und Beispieltexte für sämtliche Benachrichtigungen.
Sie legen im Wesentlichen Ihre eigenen Ressourcen an und passen die Texte an. Bestehende Belegungen aus anderen Systemen lassen sich vor dem Start per CSV importieren. Einrichtung und Redaktionsschulung übernehmen wir.
Wenn Ihre Abläufe mehr verlangen
| Erweiterung | Wofür |
|---|---|
| Raumbestuhlung | Sitzplatzzahlen und Bilder je Bestuhlungsform; Auf- und Abbauzeiten fließen in die Verfügbarkeit ein |
| Raumaushang | Tagesaktuelle Veranstaltungsliste für Ausdruck oder Display |
| Carsharing und Fahrtenbuch | Fahrzeugpool mit nachträglicher Zuordnung, Kilometererfassung je Kostenstelle |
| Veranstaltungsgenerator | Aus internen Raumbuchungen werden auf Wunsch öffentliche Veranstaltungen im Web |
| Catering-Verbrauchserfassung | Tatsächlich verbrauchte Mengen nachtragen und korrekt abrechnen |
| Buchen ohne Benutzerkonto | Bestätigung per E-Mail-Link statt Registrierung |
Diese Erweiterungen sind kostenpflichtige Zusatzleistungen und nicht in jeder Lizenz enthalten.
Häufige Fragen
Müssen sich Buchende registrieren? Im Standard ja – gebucht wird von angemeldeten Benutzerinnen und Benutzern. Für Gelegenheitsnutzende gibt es eine Erweiterung, bei der die Buchung stattdessen über einen Link in der Bestätigungsmail freigegeben wird.
Können mehrere Ämter dieselben Räume verwalten? Ja. Jede Ressource bekommt einen Verwalter oder eine Verwaltergruppe. Jede Gruppe sieht und bearbeitet nur ihre eigenen Buchungen.
Was passiert bei einer Stornierung? Wer storniert, gibt optional einen Grund an. Alle Beteiligten werden per E-Mail informiert, der Zeitraum wird sofort wieder frei. Versehentliche Stornierungen lassen sich vor Buchungsbeginn zurücknehmen.
Lässt sich das Modul barrierefrei betreiben? Die Buchungsformulare wurden in den letzten Versionen gezielt für die Barrierefreiheit überarbeitet – etwa bei Pflichtfeldkennzeichnung und Screenreader-Meldungen. Für die Kalenderansichten prüfen wir mit Ihnen, ob ein durchgängig tastaturbedienbarer Weg zum Buchungsformular besteht, und richten bei Bedarf einen dokumentierten Alternativweg ein. Das gehört zu Ihrer Erklärung zur Barrierefreiheit.
Wir nutzen iKISS schon. Ist das Modul enthalten? Das hängt von Ihrer Lizenz ab. Sagen Sie uns Bescheid, wir prüfen es für Sie.
Live-Vorführung
Auf Wunsch zeigen wir Ihnen das Modul an einem Beispielsystem.